Mit den Lieferbedingungen beginnen
Die meisten E-Mail-Workflows scheitern daran, dass der Anhang größer ist als vom Empfängersystem erlaubt, und nicht, weil die PDF-Datei selbst fehlerhaft ist.
Überlegen Sie vor der Komprimierung, ob Sie eine E-Mail-Kopie, eine Archivkopie oder eine Kopie für den Upload benötigen. Diese Ausgabetypen erfordern nicht immer dieselbe Komprimierungsstufe.
- Verwenden Sie eine geringere Komprimierung für Verträge und textlastige PDFs.
- Nutzen Sie eine stärkere Komprimierung für bildlastige Scans und Entwürfe zur Überprüfung.
- Behalten Sie die Originaldatei so lange, bis der Empfänger den Erhalt bestätigt hat.
Vergleich statt Raten
Beginnen Sie mit einer moderaten Komprimierungsstufe und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Original auf den wichtigsten Seiten.
Überprüfen Sie Unterschriften, dichte Textseiten, Diagramme und eingescannte Stempelseiten, bevor Sie die komprimierte Version versenden.
Wann man aufhören sollte
Beenden Sie den Vorgang, sobald die Datei klein genug für den Übertragungsweg ist und sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Smartphone einwandfrei lesbar bleibt.
Wenn Sie eine zweite, noch kleinere Version benötigen, starten Sie den Vorgang erneut vom Original, anstatt das bereits komprimierte Ergebnis nochmals zu komprimieren.
Häufig gestellte Fragen
Wie groß sollte eine PDF-Datei für den E-Mail-Versand sein?
Es gibt keinen allgemeingültigen Richtwert. Es ist jedoch sicherer, deutlich unter den gängigen Größenbeschränkungen für Anhänge zu bleiben, als eine Datei zu senden, die das Limit fast ausreizt.
Verringert das Komprimieren einer PDF-Datei die Qualität?
Bei einer moderaten Einstellung sollte dies nicht der Fall sein. Prüfen Sie textlastige Seiten immer manuell, anstatt blind davon auszugehen, dass jede Reduzierungsstufe akzeptabel ist.
Kann ich eine gescannte PDF-Datei komprimieren?
Ja. Gescannte PDFs sind bildlastig, weshalb eine Komprimierung hier oft zu einer erheblichen Reduzierung führt. Überprüfen Sie im Anschluss die Lesbarkeit.
Kann ich die PDF-Datei nach dem Komprimieren schützen?
Ja. Überprüfen Sie zuerst die komprimierte Kopie und fügen Sie dann bei Bedarf einen Passwortschutz hinzu.