Comece com a restrição de entrega
A maioria dos fluxos de envio de e-mail falha porque o anexo é maior do que o sistema de receção permite, e não porque o próprio arquivo PDF seja inválido.
Antes de comprimir, decida se precisa de uma cópia para e-mail, uma cópia para arquivo ou uma cópia para upload num portal. Esses formatos nem sempre exigem o mesmo nível de compressão.
- Utilize uma compressão mais leve para contratos e PDFs compostos principalmente por texto.
- Utilize uma compressão mais forte para digitalizações ricas em imagens e pacotes de revisão de rascunhos.
- Guarde o arquivo original intacto até que o destinatário confirme a receção do documento.
Comparar em vez de adivinhar
Comece com um nível de compressão moderado e compare o arquivo gerado com o original nas páginas que mais importam.
Verifique assinaturas, páginas com texto denso, gráficos e quaisquer páginas com carimbos digitalizados antes de enviar a versão comprimida.
Quando parar
Interrompa a otimização quando o arquivo estiver pequeno o suficiente para o canal de envio e ainda mantenha uma aparência profissional tanto em computadores como em dispositivos móveis.
Se precisar de uma segunda versão ainda menor, recomece a partir do arquivo original em vez de comprimir novamente o primeiro resultado obtido.
Perguntas frequentes
Qual deve ser o tamanho de um PDF para envio por e-mail?
Não existe um número universal, mas manter-se confortavelmente abaixo dos limites comuns de tamanho de anexos é mais seguro do que enviar um arquivo que quase excede o limite.
A compressão de um PDF reduz a sua qualidade?
Não deverá reduzir se começar com uma configuração moderada. Reserve sempre um momento para analisar as páginas com texto denso em vez de presumir que qualquer nível de redução é aceitável.
Posso comprimir um PDF digitalizado?
Sim. Os PDFs digitalizados baseiam-se em imagens pesadas, pelo que a compressão pode ajudar significativamente. Verifique a legibilidade após o processamento.
Posso proteger o PDF após o comprimir?
Sim. Valide primeiro a qualidade da cópia comprimida e, em seguida, adicione proteção por senha, se necessário.